2010年1月18日 星期一

用Word為圖表編號-2003版

又有學生跟我說,圖表等我論文寫完再來編號。老人家我就真的很不懂,論文進度都嚴重落後,內容寫得2266,等到論文寫完您還有時間回來好好編圖表嗎?我更不懂的是,每張圖表都要在正文中提及,啊,沒有編號,在正文中如何提及呢?等到論文寫完,還記得那些地方有提到圖表,提到的是那張圖那張表嗎?圖表編號及其與正文的連結關係,Word都可以做到,不需要人工一張一張編號的。

Do it right the first time.

圖表的編號
在論文中出現的每張圖表都應該以阿拉伯數字逐一編號。圖、表與編號之間空一格。如果圖、表數量不多的話,應不分章節連續編號。
  1. 插入>參照>編號





















  2. 新增標籤>在標籤框中輸入「表」或「圖」>確定>確定














  3. Word自動為表格編號,阿拉伯數字係功能變數,以網底呈現。APA Style之表編號與表標題是以獨立行呈現,為方便Word自動編製圖表目次,應以Shift + Enter強制換行。
















  4. 正文與圖表的關係

    每張圖每張表都要在正文中提及,建立圖表與正文間的連結關係。
    將游標停在正文中欲插入圖或表的地方>插入>參照>交互參照














  5. 在交互參照窗框中,依序選擇參照類型、指定標號和插入參照類型的內容。




















  6. Word自動在正文中顯示圖/表編號,如下圖所示。










  • 調整圖表編號

    只要將游標何在圖/表編號,按右鍵,選取【更新功能變數】,就可以自動更新正文中所連結之圖/表編號。
    如果陸續插入多張圖或表,不用逐一更新,只要選取該段文字內容或段落,再按右鍵,
    選取【更新功能變數】,就可以批次更新。













  • 編製圖表目次

    插入>參照>索引及目錄














    圖表目錄>正式的格式>含標籤及數字>確定



















    完成圖表目次之編製。




    同樣的,當有增刪圖/表時,可以將游標移至圖表目次中,按右鍵,選取【更新功能變數】,即可自動更新圖或表之對照頁碼。

2009年9月11日 星期五

論文準備度檢核

請以是、否回答下列各項問題:

您的寫作能力有多好?

  1. 教授曾經說您的文章很通順,邏輯清晰?
  2. 您的文法都很正確?
  3. 您的用詞遣字都很正確?
  4. 您對學術論文寫作格式(如:APA)很熟悉,只需偶而翻一下做確認?
  5. 您知道如何善用文書處理軟體(如Word)嗎?
  6. 您能不能有效地組織文章?
  7. 在開始寫之前,您會先列出大綱嗎?



您有必要的研究方法準備?

  1. 您過去三年有沒有上過研究所程度的統計課程?
  2. 您有沒有上過論文寫作之類的課程?
  3. 您有沒有上過研究方法/研究設計之類的課程?
  4. 您在研究所上課時,有沒有機會評論實證研究的文章?
  5. 您有沒有參與過實證研究計畫?(當研究助理/工讀之類的)
  6. 您至少會用一種統計軟體?

一般性準備

  1. 您是否與其他三位以上的人討論他們的論文寫作經驗?
  2. 您是否看過貴所學長姐所寫的論文?(特別是您老闆所指導的)
  3. 您每週可以投資至少10~20小時在論文上嗎?
  4. 這個狀況可以持續6~12個月嗎?
  5. 您是否有空間可以不受干擾地寫論文、做資料分析、思考等?
  6. 您是否能取用適當的書目資源(圖書館、資料庫)?
  7. 您是否定期/經常與指導教授討論,得到input?
  8. 您的家人或愛人是否支持您?
  9. 您有沒有電腦?(自己有或方便使用)
  10. 您有沒有良好的打字能力?(或者無怨無悔的貼心秘書/特助)
  11. 您知道怎麼利用學校圖書館的資料庫、文獻檢索方法和其他可用資源?
  12. 您有沒有合宜的時間管理能力?
  13. 您有沒有合宜的人際/政治能力?
  14. 您知不知道所方對寫論文過程的正式規定?
  15. 您知不知道所方對寫論文過程的非正式規定?
  16. 您有沒有問過其他同學寫論文需要那些花費?
  17. 您是否已取得必要的經費支援?


Cone, J. D., & Foster, S. L. (2006). Dissertations and theses from start to finish: Psychology and related fields (2nd ed.). Washington, DC: American Psychological Association. (pp.12-13)

2009年7月29日 星期三

如何寫英文paper--推薦一本書

上週Wallace寫信來問我願不願意為他們公司出的書寫介紹,因為信上說Steve教授在交大電資學院教論文寫作,基於校友情誼,就回答說等我看到書再決定。這兩天終於有時間把書翻開來看,其實是因為有關英文論文寫作的書都很硬,心中有點抗拒,所以書寄到了,我連拆都沒拆,結果出乎意料之外,是跟我想像的很不一樣的一本書,我們一起來讀吧!

書名中有 in 16 weeks,所以作者是一本教科書,剛好滿足一個學期的教學份量。算是很老實,因為之前在Amazon買了一天、三天、一週學會寫論文,還是沒學會,好吧,乖乖上一學期的課好了。

其實內容並沒有那麼的「教科書」,Steve教授是依學術論文的結構分Section(Introducton, Methods, Results, Discussion, Revising, Abstract, Citations, Cover Letter)再分章介紹,所以我就買杯星咖啡從頭到尾看一遍。不只Section是依學術論大的結構,章也是按照學術論文的推演安排,而且是用問句的方式來呈現。列一下目次,大家就知道我在說什麼了。

Introduction Section
Ch 1: What is the problem? 這章出版社網站提供試閱
Ch 2: Why is the problem important?
Ch 3: What conflicts or unanswered questions does your research address?
Ch 4: What previous findings of others are you challenging or extending?
Ch 5: What solution do you propose?

Methods Section
Ch 6: How did you study the problem?
Ch 7: How did you prodeed?

Results
Ch 8: What did you Observe?
Ch 9: How can you describe Quantities?

Discussion Section
Ch 10: What do your observation mean?
Ch 11: How do your results fit into a broader context?
Ch 12: How can you describe cause and effects?

Revising
Ch 13: How can you use examples?

Abstract
Ch 14: What is the report about in miniature?

Citaitons
Ch 15: How can we write about others who helped us?

Cover Letter to the Editor
Ch 16: How can we write a cover letter to the editor?

光看目次就覺得很讚,寫paper時,這個目的就可以當guideline,提醒自己Introduction要寫什麼,要解什麼。看來Steve教授真的改過很多台灣人的英文papers,整本書所用的英文都很淺顯易懂,讀著讀著您會忘記您是在讀英文,很順暢很舒服,不知不覺自我感覺良好起來了(以為自己英文很好),中間還隱藏小小的幽默,第214頁Example Cover Letter(Enclosed are 3 copies of my unpublished paper, "White rats in Taiwan," for submission to the White Rat Journal),。突然想到,現在很多Journals都Online submit,很少有機會Enclosed are 3 copies ,而是要符合期刊要求的電子檔製作格式。

這本書雖然是想要給論文寫作課當教科書,但是對我這種菜英文卻要寫英文papers的人來說,是很好的手邊書,因為他沒有說教,而是很務實地列出英文的例句,大家可以看一下第一章的第3頁(書的第9頁)Described the Problem Investigated提供五種句型突顯研究的重要性,接下來是強調時間的句型。其實我有點相見恨晚,因為我自己也有花時間整理文章中的好句子但是缺乏系統,有了Wallace教授的整理,以後會輕鬆多了。

這本書還有一個特色,每章後的Common Writing Errors and Corretion,我自己也很愛犯類似的錯誤,不知為何,只要一寫英文就會愛用被動,雖然還沒嚴重到The ball was hit by the boy,但也常一不小心就was conducted,書中的被動與主動語氣的比較,對我是很好的學習。

知道錯還不夠,最好是告訴我怎樣寫才好!Inappropriate Words and Substitutes這個單元就可以滿足我的需求!真的在寫英文時,Word的同義詞根本就沒有用,真的是單字到用時方恨少,怎麼就是想不起來Problem可以用其他什麼字來取代,會更對味,英文會更pro;原來Problem如果用limitation/restriction/drawback/obstacle/shortcoming來表達會更好;第一章的第11頁(書的第17頁)



如果要吹毛求疵的話,不太喜歡書中出現一堆挿圖人,還有排版可以更美觀好讀。

Wallace, S. (2009). How to write and submit an academic paper in 16 weeks. Hsinchu City, Taiwan: Wallace Academic Publishing.

2009年5月31日 星期日

論文計畫書/論文的編排

正看著一本論文計畫書,發現現在的學生真的很有創意,從目次就開始展現創意,章與節全部靠左對齊,這樣讀者如何分辨章或節呢?更神奇的創意在頁碼,目次上的頁碼竟然反而不靠右對齊,而是有層次設計,章與節的頁碼從右縮排兩個字元,第三層標題則是靠右對齊。太複雜了,您們一定不知道我在說什麼,因為我看到時,也不太敢相信我的眼睛,就show一下原作者的創意給大家看!



沒辦法,現在的學生都傾向以本能做事,不看書也不上網學習,只好委曲First Author,把書中內容貼過來,嘮叨一遍。

目次的目的是方便讀者查檢之用,所以標題結構應層次分明,最好的方法就是利用縮排來展現,通常每個層次縮排兩個字元,如果標題層次少,亦可縮排更多個字元。頁碼當然是要全部靠右對齊;參見下圖。







頁碼編排順序

一篇博士、碩士論文通常包括篇首、正文和參證三個主要部分。篇首部分包括封面、題贈用之空白頁、標題頁、授權書、口試委員審定書、謝辭、摘要、目次、表次、圖次以及辭彙或符號說明等項目,放在正文之前。有些研究所要求摘要必須提供中英文兩種版本,如果全篇論文編製的表或圖不超過十張時,可以不用編製表次或圖次。正文部份,通常依章節與標題結構組織內容。正文之後為參證部份,通常包括參考文獻、附錄、註釋等,有些研究所要求研究生附上作者簡介。

論文應依下列順序編排頁碼:


喔,我知道,有人會辯說您都講論文,我寫的是論文計畫書,沒關係,請看下圖:

最常見的錯誤是:
  1. 章與節均另起新頁。基本上論文或論文計畫書是以「章」為單元,所以只有章才需要另起新頁,而已每章都從奇數頁開始!萬一某章內容結束在偶頁請用挿入分頁符號方式處理。
  2. 表格跨頁。基本上表格應完整呈現在同一頁,除非表格太大張。為完整將表格呈現在同一頁,必要時得將後段內容往前移,而不是將大半頁空白,
  3. 篇首之頁碼應用小寫之羅馬數字。Word自動編排之目次會以大寫呈現,記得將其改成小寫。
  4. 圖表宜連續編碼。如果圖表不多,應整本論文連續編碼,方便讀者檢視。

詳細內容與Word操作說明,請參考:

張保隆、謝寶煖(2006)。學術論文寫作:APA規範。台北市:華泰。

謝寶煖(2006 ,December 20)。論文輕鬆打。上網日期:2009,6月1日。檢自:http://www.lis.ntu.edu.tw/~pnhsieh/epapers/no36.htm

2009年5月23日 星期六

參加研討會發表論文

參加研討會發表論文是研究生的必修學分,碩士生應該要有這樣的經驗,博士生更要積極參與。月初剛有有機會和學生一起到研討會上發表論文,有點小小的觀察和體驗,寫在這兒,萬一那天要您們自己去,或忘記提醒您們,您們要自己提醒自己。

那天很榮幸地擔任上午第一場的主持人,開始前十分多鐘順利抵達會場,會場感覺得很專業,做好了主持人與論文發表者的名牌,So far so good。接近開始時間了,為何發表人的位子上沒有出現半個人呢?我很客氣的詢問該會場的工作人員,她很客氣地回答都來了,我還很仔細地一一點名並詢問檔案是否複製到電腦上,會不會有人按鈴提醒,幾分鐘前按鈴等等,結果有一位站在工作人員旁邊的小姐口氣不太屑地表示都到了,都裝好了,bra bra bra。好,既然人家覺得您多事,我就乖乖去唱個歌然後回我的位子坐好,不再囉嗦任何一句話。等到該會場的工作人員宣布開始,四位發表人終於坐到名牌前面了,原來就是剛剛在講台邊聊天的那群。我只好很敷衍地快速遞上名片,回位子坐好。其實本來想假裝沒事,可是我的原則是不管別人,把自己該做的份分事做好。

一等場次結束,馬上告訴我的學生,等一下主持人一到,要立刻上前去自我介紹,說明自己是第幾篇什麼論文的發表人。因為主持人是該校教授,我不認識,當然不會認識要上台發表的學生囉,所以自己主動去報到是基本禮貌。當然開始前我也主動上前遞上名片,自我介紹並表示等一下由我學生上台發表。

不只是「專業力」,「細節力」和「溝通力」同樣重要,小小的動作代表的是禮貌和尊重。

整理一下,參加研討會時要注意的細節。
  1. 提早到達會場,在休息時間先測試一下檔案和電腦、Pointer等,熟悉操作方式。
  2. 如果主辦單位不反對,先將檔案開啟後,「最小化」,這樣一上台馬上可以播放,不用再等檔案開啟的時間。
  3. 看到主持人到場,主動上前自我介紹,如果有名片,遞上名片,說明自己第幾位發表人,論文題目為何等,適時加上「請多多指教」之類的話,更好。
  4. 有觀眾提問,應表達謝意,簡單問題直接回答,複雜問題先重述後再回答。為了怕太緊張記不住觀眾的提問,最好帶紙筆上台,觀眾提問時簡單記下Keywords/key points,回答時比較容易聚焦。此外,觀眾的提問可以做為論文修改的參考。
    如果觀眾的提問有點敏感或冗長,Q & A的時間不夠,建議在會後直接提問者補充說明。
  5. 場次結束後,要上前向主持人表達謝意!

還有其他未竟事宜,請回應或我想起來再上來補充。

2009年5月22日 星期五

Elsevier研討會--如何成功投稿國際科學期刊

今天下午去二活聽這場台大研發會與 Elsevier 合辦的研討會,原本是報名早上場,說是報名踴躍超過會場容量,增加下午場次,下午場次濃縮成一百分鐘,只有 Mr. Amout Jacobs 唱獨角戲。

看到 Mr. Jacobs才想起來,上回已經在逢甲大學聽過了,我還以為 Elsevier 會找不同的講者,結果始終如一。他是 Director of Strategy and Business Development,內容分兩部分,第一部分是 How to write a world class paper? Everything you need to know to get accepted in international journals,第二部分是 Revisions and response to reviewers;投影片可以從 Elsevier Taiwan網站取得。

其實報到領完資料後就有離開的衝動,因為只印一張雙面的講義,而且這張講義是A4印六張投影片,加上原來的投影片範本是灰色鍵盤,列印成講義根本不易辨識,這張有印跟沒印一樣。為什麼這麼大的國際企業竟然這麼不專業,這麼sloppy,工作人員應該只是純粹做工,對這個主題沒興趣對工作沒熱情,不然只要有任何一個有拿講義起來看一下,就會知道很「難」看,只要做個動作就可以很體貼觀眾,很專業--進到投影片母片,將範本下半部的鍵盤背景拿掉,Jacobs 的投影片沒有任何酷炫設計,也沒有很多顏色,把背景拿掉不影響投影片設計。這麼簡單的一件事,主講人沒做,工作人員也沒有想到,當然我也沒有告訴他們。因為上回因為其他事情建議他們,態度不太好。

不方便把投影片內容全部打一遍,也沒必要,因為主講者幾乎照著投影片講或唸,把幾點要提醒自己的整理出來,其他有空再回來增補。


  • Editors 和 Reviewers 都很忙很忙,所以稿子要好好寫,不要浪費他們的時間。
  • 姓名從第一次發表就要想好,Never change again!
  • 服務機構也是一樣,寫法要一致。
  • Keywords:可以查查資料庫或Google一下,看看別人用什麼樣的Keywords,不要太general,要specific;如果Keywords選得好,論文才容易被檢索到,才可能被引用。
  • Don't sell your research too hard using big words,不要用first time等等跨大字眼。
    Previous studies have shown that ............ Howerver,
  • Methods,要用過去式。
  • Discussion是很重要的部分,從結果回頭看data, hypothesis是炻否confirm,討論limitations等等。
  • 縮寫要用小寫,而不是首字大寫
    u.... p....... s......... (UPS) 正確
    U....P.......S........ (UPS) 錯誤
  • 可以建議 reviewers,也可以建議不要給誰審。
  • 投影片中有推薦的 English editing services,平均每頁8美金。

  • 第一段的 Q & A 有位教授問到每個期刊的references要求不同,是否一定要遵循?答案當然是要啊,我的OS是,怎麼還是有人要自己打,不要用EndNote或其他書目管理軟體呢,不解,最近太累了,所以沒有好管閒事去建議他。對了,上回在逢甲時也有人問類似的問題, Jacobs 就有建議他用EndNote。我覺得今天下午這場內容比上回少,可能是下午一點,大家的血液都流到胃。

Elsevier 有點賊,在問卷中竟然列兩項,會不會推薦全校買Scopus和其他資料庫。大部分的人可能就勾了,不知會後,他們要怎樣用這份問卷的結果來達到其商業目的。

2008年9月28日 星期日

寫論文要找三類文獻

寫論文當然要搜集資料囉,到底要蒐集那些資料呢?大部分的人可能會給標準答案,蒐集論文「相關」的資料!這不是廢話嗎,難不成還蒐集與論文「『不』相關」的資料!

在此與大家分享一個理性的結構化的資料蒐集概念。寫學位論文或學術論文時,要蒐集三種類型的資料,如下圖所示。

  1. 要蒐集有關論文主題的背景知識。在想題目時,通常都是先想到大的area,然後再內縮,到最後focus到一個很明確的研究主題。這個過程是要以知識為依歸,而不是自由心證。比如我想要研究網站設計,何謂「網站設計」呢?先要對研究領域有一個較為完整的輪廓,才能適當的聚焦,找到the right topic。
    這個階段可以利用百科全書、專科百科全書、或者Wikipedia等網路百科。如果主題不適合百科全書時,可以翻翻教科書,然後就是查找專科資料庫或WOS中的review articles。
  2. 論文題目搞定之後,接下來要來想像一下,我的論文會長什麼樣子--有夢最美。這時就要查找「標竿論文」!標竿學習的對象建議由WOS/WOK資料庫著手,查找經過同儕審查的優質期刊論文。有個三、五篇感覺最像的,不是論文的篇名剛好和您想研究的一樣或最接近,而是要捉到那種感覺--我就是要寫這樣的論文,這就是我要做的,我的論文就要像這樣再加上XXX。這樣的標竿論文找個十篇就夠多了,最好是選最鐘愛的三、五篇。
  3. 再來,寫論文要引經據典,問題陳述、文獻回顧與結果討論,都要佔在前人的肩膀上往前後,要與前人的研究交互對照相互勾稽,所以要蒐集「相關」資料。這時可以使用WOS/WOK或是各學門資料庫,上窮碧落下黃泉,廣泛蒐集與研究主題相關的文獻。在掃瞄文獻時,要記錄下每篇文章與論文之關係或貢獻,比如是大師大作是要在問題陳述時背書用的,有些文章是要學習其研究設計,有些可能在結果討論時可以參照,第一次看時,就把感覺想法都寫下來。